Como planejar as finanças da escola

Planejar o orçamento escolar anual é uma tarefa essencial para garantir o sucesso financeiro de uma escola. Além de auxiliar na tomada de decisões importantes, como investimentos em infraestrutura e contratação de professores.

Um planejamento financeiro bem estruturado permite que a instituição de ensino mantenha suas contas em dia e evite dívidas desnecessárias.

O que é orçamento escolar e qual sua função

Orçamento escolar é uma ferramenta de gestão financeira cujo objetivo é planejar, organizar e controlar as receitas e despesas de uma instituição de ensino ao longo do ano letivo.

Sua função é auxiliar a escola a tomar decisões embasadas e bem informadas acerca do financeiro, como:

• investimentos em infraestrutura;
• contratação de professores;
• aquisição de materiais didáticos.

Além disso, o orçamento escolar permite que a escola tenha uma visão clara de suas finanças, identificando oportunidades de redução de custos e maximização de receitas.

Ainda, um planejamento eficiente assegura a transparência na gestão financeira da instituição, permitindo que pais, alunos e demais interessados tenham acesso às informações sobre a utilização dos recursos da escola.

Boas práticas para planejar o orçamento escolar

Para planejar um orçamento escolar eficiente, é importante seguir algumas boas práticas. Confira algumas dicas a seguir!

Liste as despesas

Para realizar um orçamento escolar eficiente, é fundamental que todas as despesas da escola sejam levantadas e listadas, recorrentes ou não. Assim, vale categorizar essas despesas em fixas e variáveis, de modo a entender melhor como os recursos financeiros da instituição de ensino estão sendo utilizados e identificar oportunidades de economia.

Avalie o saldo do ano anterior

Antes de iniciar o processo de planejamento financeiro do próximo ano, é importante avaliar o saldo do ano anterior e o desempenho financeiro da escola.

Essa análise permite entender como os recursos foram usados, identificar gastos excessivos e insuficientes em relação ao desempenho da escola e, assim, fazer ajustes e melhorias no orçamento escolar para o próximo período.

Estabeleça metas e objetivos

Estabelecer metas e objetivos claros é fundamental para garantir que a escola esteja no caminho certo para atingir suas metas financeiras. É importante que os objetivos sejam desafiadores e realistas ao mesmo tempo, estando alinhados com a missão e os valores da escola.

Ainda, vale considerar fatores externos e internos que afetem o orçamento escolar, e projetar diferentes cenários para as metas. Por fim, o acompanhamento dos objetivos é imprescindível, com objetivo de garantir que a escola esteja no caminho certo para atingi-los.

Considere diferentes cenários

A partir da criação de diferentes cenários, é possível preparar a escola para lidar com as possíveis variações financeiras ao longo do ano. Ao criar um cenário otimista, realista e pessimista, é possível ter uma visão ampla e precisa do orçamento escolar.

No cenário otimista, a escola pode considerar que as receitas serão maiores que o previsto e os gastos serão menores, possibilitando uma sobra de recursos. Nesse caso, é importante já ter definido antecipadamente como serão utilizados esses recursos adicionais, como investimentos em melhorias ou novos projetos.

No cenário realista, a escola deve considerar as projeções prováveis de receitas e gastos, sem variações significativas. Esse cenário é importante para estabelecer um ponto de referência e comparar com os outros dois cenários.

Já no cenário pessimista, é importante considerar que as receitas podem ser menores e os gastos maiores que o previsto, podendo ocorrer falta de recursos no orçamento. É fundamental ter uma margem de segurança e já ter previsto como a escola lidará com essa situação.

Defina um teto de gastos

Estabelecer um teto de gastos é uma medida essencial para manter a saúde financeira da escola em dia. Para isso, é preciso ter um planejamento bem estruturado, considerando todas as despesas e receitas previstas ao longo do ano.

O teto de gastos pode ser definido por área, tipo de gasto ou outras formas que se adéquem melhor à realidade da escola. Esse limite deve ser claro e objetivo, de modo que todos os envolvidos na gestão financeira da escola possam segui-lo.

Ainda, o teto de gastos precisa ser revisto periodicamente, conforme as necessidades e mudanças da escola, de modo que não se torne um limitador para o desenvolvimento e crescimento da instituição e, sim, uma maneira de tomar decisões conscientes e estratégicas em relação aos seus investimentos e gastos.

Acompanhe métricas e resultados

Acompanhar as métricas e resultados é essencial para garantir que o orçamento esteja sendo executado conforme o planejado e para identificar oportunidades de melhoria, como:

• índice de inadimplência;
• retorno sobre o investimento em marketing;
• custo por aluno.

Ao acompanhar essas métricas, é possível identificar tendências e padrões que ajudarão na tomada de decisões futuras. Por exemplo, se a taxa de crescimento de matrículas está abaixo do esperado, pode ser necessário investir mais em marketing ou revisar a política de preços. Se a taxa de inadimplência está alta, pode ser necessário revisar as políticas de cobrança e concessão de descontos.

Conte com um sistema de gestão escolar integrado

Um sistema de gestão escolar integrado pode ser um grande aliado para a escola, permitindo uma gestão financeira completa e eficiente.

Com um sistema como o Proesc, é possível automatizar diversos processos financeiros, como fluxo de caixa, cobranças e pagamentos de mensalidades escolares, além de ter acesso a relatórios financeiros detalhados.

Isso permite que os gestores escolares tenham uma visão completa da saúde financeira da escola, podendo tomar decisões acertadas e reduzir o risco de inadimplência.

Além disso, a utilização de um sistema integrado também pode reduzir custos operacionais, como a impressão de documentos, aumentando a produtividade da equipe e gerando economia para a instituição.

Investir em um sistema de gestão escolar integrado pode trazer diversos benefícios para a escola, permitindo uma gestão financeira eficiente e redução de custos operacionais.

Fonte: https://www.proesc.com/
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