Como garantir a sustentabilidade financeira da sua escola

Mesmo diante de um cenário desafiador, é possível reter a base atual de alunos, atrair clientes, reduzir a inadimplência e, assim, combinar Educação e gestão.

O atual momento é desafiador para as instituições de ensino privadas. Em 2022, o Índice Nacional de Preços ao Consumidor Amplo (IPCA) subiu 5,79%, para além dos 10,06% que já haviam se acumulado em 2021, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). 

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A crise sanitária iniciada em 2019, seguida por instabilidade global tanto no plano geopolítico quanto no econômico, reduziram a capacidade de recuperação da economia no longo prazo. Ainda que a taxa de desemprego, no Brasil, tenha seguido uma tendência de queda, ainda é elevada. 

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Ao final de 2022, mais de 70 milhões de brasileiros estavam inadimplentes, de acordo com a Serasa Experian. Em 2022, a taxa de atraso no pagamento de matrículas alcançou 20,60% na educação infantil e 23,98% no ensino básico.

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Como resultado, os colégios privados brasileiros perderam quase 1 milhão de alunos nos dois primeiros anos da pandemia, uma queda de aproximadamente 10% no total de matrículas, segundo o Censo Escolar 2021.  Enquanto isso, o setor passa por um momento de reorganização, com o surgimento de novos modelos de escolas e a aceleração de um processo de concentração de instituições nas mãos de grandes grupos corporativos.

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Mas períodos de crise costumam proporcionar oportunidades. As escolas particulares têm diante de si a chance de repensar processos, levando a melhor gestão para a missão de educar. Afinal, se a escola for tratada apenas como negócio, pode perder sua essência. Por outro lado, se for tratada apenas pela missão de educar, pode não se sustentar no tempo – dificuldades orçamentárias podem acabar por comprometer a própria qualidade do ensino oferecido.

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Mas, afinal, o que é sustentabilidade financeira?

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O conceito em si é simples: sustentabilidade financeira é a busca por equilíbrio no orçamento, de forma que a empresa se mantenha resiliente no longo prazo, sem endividamentos em níveis pouco seguros nem perder a capacidade de investir em infraestrutura e ampliação. Difícil mesmo é colocar esta estratégia em prática, principalmente diante de cenários de dificuldade macroeconômica, como o atual.

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É crucial também saber medir, com rigor e transparência, a situação de momento da organização. No caso de instituições de ensino, a sustentabilidade financeira pode ser avaliada a partir de uma série de critérios, como o crescimento da receita, as oscilações no número de alunos, o índice de matrículas renovadas, o tíquete médio e a taxa da inadimplência, que tem impacto direto na receita mensal recorrente. 

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Como ter mais recursos para investir na evolução da escola?

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Para responder a essa pergunta, é importante levar em consideração que aumentar a receita é dez vezes mais eficaz do que diminuir as despesas. Mas como fazer para aumentar a receita? Existem alguns caminhos. Quatro, em especial, se destacam:

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1. Captar novos alunos

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Você sabe quais são os critérios que as famílias levam em consideração ao longo do processo de escolha de uma instituição de ensino para os filhos? De acordo com a EY Parthenon Parents Survey, os aspectos mais importantes, e que contribuem para uma escola aumentar a base de clientes, são: 

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– Qualificação dos professores;

– Comunicação entre escolas e famílias;

– Uso de tecnologia para fins acadêmicos;

– Reputação do sistema de ensino;

– Oferta de contraturno;

– Reputação da marca da escola;

– Infraestrutura da escola.

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Após atrair a atenção das famílias, é importante acompanhar a jornada completa, desde o primeiro contato até uma possível confirmação da matrícula. Assim, o relacionamento começa em bases sólidas, porque os futuros clientes se sentem acolhidos e bem orientados. Mesmo que não matriculem seus filhos, podem indicar a instituição para outras pessoas, o que contribui para melhorar a reputação da empresa. 

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Além disso, não basta concentrar esforços na reta final do ano. Na prática, a captação de alunos acontece o ano inteiro, ainda que em ritmos diferentes.

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2. Reter os alunos existentes

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De acordo com a consultoria Frost & Sullivan, conquistar um cliente é 25 vezes mais caro do que reter um existente. Por isso, entender o momento das famílias, mapeando pontos de insatisfação, é muito importante. 

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Afinal, mudar a escola de uma criança é uma decisão difícil, que pode ser tomada em função de uma série de motivos, incluindo o preço das mensalidades, problemas de relacionamento do(a) aluno(a), diferenciais pedagógicos da concorrência ou mesmo questionamentos sobre a estrutura ou a capacidade de comunicação da instituição.

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3. Incrementar receitas com atividades extras

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O aumento do tíquete médio pode reforçar o caixa e aumentar o vínculo entre as escolas e as famílias, além de diferenciar a instituição de suas concorrentes. Para isso, é importante oferecer alternativas atrativas – elas podem ser identificadas, inclusive, como resultado da comunicação com os clientes, de forma a entender suas demandas.

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4. Assegurar o recebimento das mensalidades

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Garantir a pontualidade dos pagamentos é tão importante quanto reduzir a inadimplência. É com base na estabilidade do fluxo de caixa que qualquer empresa pode garantir a melhor prestação de serviços e a ampliação e a melhoria da infraestrutura.

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Esta é uma tarefa árdua e difícil de colocar em prática, sem causar danos na relação com as famílias. O atendimento e o suporte precisam ser ágeis, os meios de pagamento, simplificados, e a comunicação por diferentes canais deve ser proativa, identificando mudanças no comportamento de clientes. 

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Por exemplo, uma família que passou anos pagando em dia e começa repentinamente a atrasar as mensalidades pode estar enfrentando um período de dificuldades financeiras. Tomar a iniciativa de abrir um diálogo sobre o problema pode reforçar a relação com esta família.

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Utilizar softwares e ferramentas de gestão também é útil, assim como definir uma área responsável dedicada a cobranças. Recomenda-se também definir modelos e técnicas de negociação, tornar mais rígida a cobrança após 90 dias e ter disciplina para períodos mais críticos, especialmente no 9º ano do ensino fundamental 2 e no terceiro ano do ensino médio. 

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É possível cumprir este desafio delegando a difícil missão de monitorar a inadimplência a um parceiro especializado como o isaac. Somos a maior plataforma de soluções financeiras feita para escolas particulares do Brasil. 

Fonte: isaac.com.br
Foto: Freepik