Planejar o orçamento escolar anual é uma tarefa essencial para garantir o sucesso financeiro de uma…
3 Maiores Erros na Gestão Financeira das Escolas
Quando falamos em repensar a Instituição de Ensino, existe uma questão que merece total atenção e rigoroso planejamento: a Gestão Financeira das Escolas.
E ter uma Gestão Financeira bem administrada, permite que a Instituição esteja atenta à problemas de capital de giro, por exemplo, de modo que as contas fiquem equilibradas sem ao menos comprometer questões de qualidade pedagógicas ou patrimoniais.
Gestão Financeira das Escolas: mas o que isso tem a ver com a Educação?
Absolutamente tudo.
A Gestão Financeira das Instituições, por óbvio, não está diretamente relacionada ao conhecimento e ensino transmitidos aos alunos.
No entanto, são organizações e negócios que, como qualquer outra pessoa jurídica, possuem obrigações fiscais, contas a pagar e receber, além de inúmeros eventos (previstos ou não) que exigem uma gestão segura e cautelosa, garantindo a saúde financeira da Instituição e principalmente, permitindo investimentos precisos relacionados ao ensino.
Seja a escola pública ou privada, ter absoluto controle sobre o capital é fundamental para criação, execução e sucesso dos projetos da Instituição, especialmente os pedagógicos.
Dinheiro não é Problema. É Solução!
Você certamente já ouviu esta frase.
Trazê-la para a realidade das Instituições de Ensino, é compreender que a Gestão Financeira das Escolas tem por objetivo garantir soluções eficientes para seus interesses e consequentemente a satisfação de alunos e responsáveis.
E, se dinheiro é solução, não basta apenas tê-lo: é fundamental identificar e saber contornar erros que sejam determinantes para um possível insucesso da Gestão Financeira.
E quais são os erros mais comuns?
Quando falamos em administrar finanças, colocamos em discussão um assunto que exige mapeamento das necessidades, diálogo entre interessados e responsáveis pela gestão e uma rigorosa análise de riscos.
Por isso, compartilhamos os 3 erros mais comuns e ao mesmo tempo, que mais determinam falhas que impedem o crescimento das Instituições.
1. Ausência de Planejamento Financeiro.
Pode parecer óbvio, mas a ausência de planejamento precisa ser citada no topo dos erros mais comuns na Gestão Financeira das Escolas.
Estabelecer (e cumprir!) metas orçamentárias, ter registro e controle absoluto das finanças da Instituição, pode ser entendido como complicado em um primeiro mom
ento.
Principalmente quando a Instituição não conta com a inteligência de um Software de Gestão Educacional, que otimize toda administração da Escola – e aqui incluímos a Gestão Financeira.
Agora, imagine realizar todo planejamento e controle de forma manual – ou com auxílio de planilhas eletrônicas?
De fato será muito mais trabalhoso e suscetível ao erro.
Controlar gastos e receitas é a primeira (e principal) estratégia do sucesso da Gestão Financeira em qualquer organização. Não seria diferente nas Instituições de Ensino.
No cenário ideal, com a contribuição de um sistema de Gestão Educacional permitindo o controle absoluto das Finanças da Instituição, o processo é mais simples e inteligente, sendo possível:
- Elaborar planejamento geral;
- Controlar com precisão as entradas e saídas;
- Controlar despesas e custos fixos da Instituição;
- Contornar eventos com despesas recorrentes (por exemplo, manutenções do dia a dia);
- Prever despesas de capital (como compra de equipamentos);
- E muito mais.
Sem o entendimento da situação financeira atual, um planejamento viável e o absoluto controle das finanças e investimentos, o erro não é apenas comum: é determinante para falhas que refletem – inclusive – no ensino, que impossibilitam investimentos precisos na razão de existir de qualquer Instituição.
2 – Ruídos na Comunicação
Não adianta: a comunicação é fundamental em qualquer área e em qualquer relacionamento.
Iniciar um planejamento financeiro quando existe dificuldade de se estabelecer um bom diálogo, torna-se também um dos maiores erros na Gestão Financeiras das Escolas.
Não promover um diálogo honesto e cauteloso entre os envolvidos é bastante comum, e frequentemente gera desgastes desnecessários.
A própria falha na comunicação (seja ela verbal ou não) pode comprometer os resultados que empresas (e aqui incluímos as Instituições de Ensino) tanto buscam, e que por vezes não ocorrem, justamente, pelo ruído na comunicação entre os envolvidos.
3 – Dispensar a Tecnologia
A Tecnologia é indispensável em nosso dia a dia.
Nas Instituições de Ensino ela está presente tanto na gestão administrativa quanto nas salas de aula. E na gestão financeira, especificamente, ela é fundamental.
Mas ainda que a tecnologia esteja, literalmente, na palma das nossas mãos, algumas organizações ainda cometem o grande erro de utilizar apenas planilhas eletrônicas (ou até mesmo registros em papéis) para organizarem sua gestão financeira.
E os problemas gerados devido a estas práticas que dispensam a tecnologia, estão extremamente suscetíveis a erros e falhas humanas, pois facilmente as informações podem ser manipuladas.
Controlar as contas correntes, aplicações, caixas e cartões de crédito, contabilizar por centro de custos, rateios de fluxo de caixa e suas devidas análises não é nada simples.
Entretanto, contar com uma ferramenta inteligente para controlar todas as demandas de um departamento financeiro, é fundamental na gestão de uma Instituição de Ensino, não apenas para gerenciar valores, mas para ter absoluto controle das datas de entrada e saída do dinheiro (por exemplo, mensalidades).
Além de tudo, um sistema de Gestão Educacional otimizado para atender as inúmeras necessidades da Gestão Financeira da Instituição, oferece muito mais segurança, confiabilidade e consequentemente produtividade aos responsáveis pela saúde financeira da Instituição, através da automação de processos e relatórios para diversas análises.
Em resumo: os dois primeiros erros citados podem, facilmente, serem minimizados se o uso da tecnologia, através de um bom sistema de Gestão, for adotado para corroborar com a dinâmica e administração da Gestão Financeira da Instituição de Ensino.
Fonte: https://gestorclass.com.br/
Foto: Freepik