Enfrentando os desafios econômicos nas escolas, conhecendo e controlando seus custos

Gostaria de começar este texto analisando um pouco o cenário econômico atual, e gerar uma reflexão sobre como uma boa gestão dos recursos, que embasada em conceitos e metodologias corretas, nos ajudam a enfrentar os desafios que se mostram cada vez mais complexos, com uma concorrência acirrada em um momento que o gestor deve saber como lidar e posicionar-se, aproveitando das oportunidades que surjam, além de tentar minimizar os impactos nas finanças da instituição.

O Brasil enfrenta uma crise econômica e politica como nunca viveu em outros períodos, que dificulta as possibilidades de crescimento de qualquer instituição.

Crescimento que tivermos a oportunidade de ver há alguns anos, com um aumento do poder aquisitivo, ascensão da renda das classes C e D e indicadores econômicos que nos encheram de esperança sobre um futuro mais próspero e com oportunidades de expansões, aquisições e mais receptivo aos novos empreendedores.

Mas a realidade atual, com os impactos sofridos das escolhas das políticas econômicas, aliada com uma crise de confiança e falta de investimento, crédito mais difícil e recorde do desemprego, tornaram o desafio de conduzir as instituições de educação em verdadeiras missões, dignas de filmes de ação, misturado com uma boa dose de suspense e pitadas de terror.

Onde havia espaço para pequenos erros e correções de rota, na nossa realidade atual, pequenos equívocos tornam-se em muitos casos problemas que podem causar algumas situações ruins economicamente, como: destinação de verbas ou investimentos inadequados que drenam os recursos financeiros gerando déficits em caixa, desistências de alunos, inadimplência alta, perdas de alunos para concorrentes e vários outros exemplos que uma decisão sem embasamento em indicadores confiáveis e bem construídos podem causar por longo período, e na conjectura atual há muito pouco espaço para manobras de correções.

Se com esse cenário de desafios já há uma perspectiva difícil, imagina quando não adotamos controles ou tomamos decisões equivocadas por termos informações comprometidas?

Ou pior, não termos qualquer indicador econômico e financeiro dos nossos serviços prestados?

Difícil essa recuperação, não?

Então sempre que sou convidado a falar sobre o tema, tenho muito entusiasmo e acredito firmemente que como dito por Peter Drucker: “Se você não pode medir, você não pode gerenciar”.

Aqui quando menciono a palavra “medir” trato do ato de mensurar seus custos e seus recursos financeiros, estruturais e humanos, suas consequências em sua operação e análises qualitativas para posicionamento.

Na rotina de uma parte dos colégios, preocupados com a condição fundamental e prioritária de educar, é esquecido que há a necessidade de garantir a sustentabilidade do negócio, ou há essa preocupação, mas não o devido cuidado e acompanhamento.

Uma escola privada é um negócio, seu produto é a Educação e tem o papel do preparo do aluno para a convivência social e estimular seu desenvolvimento.

Acontece que para continuar com esse papel, a instituição precisa de recursos para fornecer toda a estrutura á esse propósito e garantir sua sustentabilidade para continuar em sua jornada e retornar investimentos em capacitações dos professores, em equipamentos e recursos de aula.

Não podemos simplesmente negligenciar os controles e gestão dos nossos recursos em detrimento do controle acadêmico, ou preocupar-se somente com essa questão pontualmente e esporadicamente em uma eventualidade.

Há uma necessidade permanente de organizarmos e institucionalizarmos os controles financeiros da instituição, desde seu Contas a pagar, Contas a receber, Contabilidade, Fluxo de caixa e sua Gestão de Custos, cada qual fornecendo respostas adequadas para entendermos nossa instituição melhor, escolhermos os melhores caminhos em situações adversas, ou termos a segurança de tomar uma decisão respaldados por informações e controles confiáveis.

Nestas circunstâncias a gestão de custos tem a eficiência e a eficácia de evidenciar ao gestor quais os cursos ou turmas têm uma maior margem de contribuição, qual ele deve encorajar, e qual há a necessidade de desestimular com menos campanha publicitária e oferta, criando mais espaço e incentivando a captação para estes cursos com maiores margens.

Claro que por características do mercado da educação há limitações como garantir as vagas para o aluno no período da rematrícula, mas conhecendo seus custos e suas margens, compreendendo sua estrutura, no momento que há a necessidade de decidir qual turma ou curso priorizar em sua estrutura, o gestor que possui esse diferencial optará por maximizar o resultado de seu recurso, e tomará a decisão de forma mais segura.

Trabalhar com o ponto de equilíbrio de cada turma ou curso, permite um gerenciamento maior de nossas listas de espera, pois poderá acompanhar a quantidade de alunos na lista de cada curso e decidir, analisando os indicadores, qual abrir: ou o curso que a quantidade de alunos da lista atingiu primeiro o ponto de equilíbrio, ou o que possui uma maior margem e assim contribuir com a maximização dos lucros em um cenário econômico difícil, somente utilizando de forma racional e com métodos os recursos disponíveis.

E também contar com informações para a formação de preços obtendo os lucros desejados (ou possíveis conforme o momento da economia), melhor entendimento dos custos fixos e ociosidade e um incremento em indicadores.

Lembre-se sempre que há grandes possibilidades em tempos difíceis, mas nunca deixe de ser o mais preparado para enfrenta-los.

Link da Revista: http://www.colegio24horas.com.br/sineperio/revista/default.asp